Πολιτική Αναφορών
Πίνακας Περιεχομένων
- Εισαγωγή
- Σκοπός
- Πεδίο εφαρμογής
- Ορισμοί
- Αρμοδιότητες/καθήκοντα Υ.Π.Π.Α
- Διαδικασία υποβολής και διαχείρισης αναφορών
- Διαδικασία υποβολής αναφοράς
- Διαδικασία διαχείρισης αναφοράς
- Μη ικανοποίηση από το αποτέλεσμα της διερεύνησης της αναφοράς
- Προϋποθέσεις προστασίας προσώπων που υποβάλλουν αναφορές
- Τήρηση αρχείων και αναφορών
- Υποχρέωση εμπιστευτικότητας
- Επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
- Επιπτώσεις από την παραβίαση της Πολιτικής
- Ενημέρωση και Ευαισθητοποίηση
- Έγκριση, Παρακολούθηση εφαρμογής και Αναθεώρηση της Πολιτικής υποβολής και προστασίας αναφορών
1. Εισαγωγή
Η Εταιρεία ΔΕΠΑ ΕΜΠΟΡΙΑΣ ΑΕ δραστηριοποιείται με γνώμονα τους κανόνες ηθικής και το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο με σκοπό τη δημιουργία βιώσιμης αξίας, προσηλωμένη στα αυστηρότερα πρότυπα επαγγελματικής δεοντολογίας, ακεραιότητας, διαφάνειας και λογοδοσίας. Για το λόγο αυτό επιδεικνύει μηδενική ανοχή σε ενέργειες που μπορεί να διαταράξουν το υγιές εργασιακό της περιβάλλον, να την βλάψουν και να εκθέσουν σε κίνδυνο τη φήμη και την αξιοπιστία της. Η παρούσα Πολιτική Αναφορών (εφεξής η «Πολιτική») αποσκοπεί στη δημιουργία ενός συστήματος εσωτερικής αναφοράς παραβιάσεων κανόνων δικαίου της Ε.Ε. και κανόνων εθνικού δικαίου, στην προστασία των προσώπων που αναφέρουν τις εν λόγω παραβιάσεις και στην οργάνωση της διαδικασίας υποβολής, παραλαβής και παρακολούθησης των αναφορών.
2. Σκοπός
Σκοπός της παρούσας Πολιτικής είναι α) η συμμόρφωση της Εταιρείας με την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937, σχετικά με την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του δικαίου της Ε.Ε. και τον ν.4990/2022, β) να οριστούν οι αρχές και το πλαίσιο των αναφορών εντός της Εταιρείας,γ) να ενθαρρυνθούν όλοι όσοι αναφέρονται στην παράγραφο 3.2. της παρούσας να προβαίνουν σε αναφορές, σε περίπτωση που υποπέσει στην αντίληψή τους παράνομη ή ανήθικη συμπεριφορά εντός της Εταιρείας, δ) να υπάρξει διαβεβαίωση ότι η διαχείριση των αναφορών και η διερεύνηση των περιστατικών γίνεται με πλήρη εμπιστευτικότητα, ότι τα προσωπικά δεδομένα των εμπλεκομένων μερών προστατεύονται και ότι όσοι υποβάλλουν αναφορά θα προστατεύονται από τυχόν αντίποινα.
Η παρούσα Πολιτική καθορίζει τις γενικές αρχές και το πλαίσιο λειτουργίας βάσει του οποίου η Εταιρεία λαμβάνει, επεξεργάζεται και διερευνά αναφορές για παραβιάσεις του ενωσιακού ή του εθνικού δικαίου που υποπίπτουν στην αντίληψη του προσωπικού, πελατών, προμηθευτών ή άλλων ενδιαφερομένων μερών. Η Εταιρεία υιοθετεί και εφαρμόζει την παρούσα Πολιτική, τηρώντας την αρχή της αναλογικότητας και λαμβάνοντας υπόψη το μέγεθος, τη νομική μορφή, τη φύση και την πολυπλοκότητα των δραστηριοτήτων, διασφαλίζοντας συνεχώς τις κατάλληλες ρυθμίσεις διακυβέρνησης. Η παρούσα Πολιτική και τυχόν τροποποιήσεις της εγκρίνονται από το Διοικητικό Συμβούλιο της Eταιρείας.
3. Πεδίο εφαρμογής
3.1. Καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής (αντικείμενο αναφορών)
Η παρούσα Πολιτική εφαρμόζεται για την προστασία προσώπων που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν:
α) παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου, κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στο Μέρος Ι του Παραρτήματος του Ν.4990/2022, στους τομείς i) των δημόσιων συμβάσεων, ii) των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, iii) της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων, iv) της ασφάλειας των μεταφορών, v) της προστασίας του περιβάλλοντος, vi) της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας, vii) της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων, viii) της δημόσιας υγείας, ix) της προστασίας των καταναλωτών, x) της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών,
β) παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης του άρθρου 325 της Συνθήκης για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Σ.Λ.Ε.Ε.), ήτοι περιπτώσεις απάτης ή οποιασδήποτε άλλης παράνομης δραστηριότητας κατά των οικονομικών συμφερόντων της Ε.Ε., και τα ειδικότερα οριζόμενα στα σχετικά ενωσιακά μέτρα,
γ) παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, ήτοι τον χώρο της Ε.Ε. μέσα στον οποίο εξασφαλίζεται η ελεύθερη κυκλοφορία των εμπορευμάτων, των προσώπων, των υπηρεσιών και κεφαλαίων, όπως αναφέρεται στην παρ. 2 του άρθρου 26 της Σ.Λ.Ε.Ε., συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.
δ) παραβιάσεις εσωτερικού δικαίου σχετικά με αδικήματα δωροδοκίας και εμπορίας επιρροής όπως τυποποιούνται στα άρθρα 159, 159Α, 235, 236, 237, 237Α και 396 του Ποινικού Κώδικα (ν. 4619/2019, Α’ 95) και στο άρθρο 134 του ν. 5090/2024 (Α’ 30).
3.2. Προσωπικό πεδίο εφαρμογής (πρόσωπα στα οποία εφαρμόζεται η παρούσα Πολιτική)
Η παρούσα Πολιτική εφαρμόζεται σε πρόσωπα που αναφέρουν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις οι οποίες έχουν διαπραχθεί ή είναι πολύ πιθανόν να διαπραχθούν στην Εταιρεία, καθώς και πληροφορίες σχετικά με απόπειρες απόκρυψης παραβιάσεων, που έχουν αποκτήσει στο πλαίσιο της εργασίας τους, και ιδίως:
- -στους εργαζομένους της Εταιρείας, ανεξάρτητα από το αν η απασχόλησή τους είναι πλήρης ή μερική, μόνιμη ή εποχιακή, ή αν είναι αποσπασμένοι από άλλον φορέα.
- -στους μη μισθωτούς, στους αυτοαπασχολουμένους ή συμβούλους ή στους εργαζομένους κατ’ οίκον,
- -στους μετόχους και τα πρόσωπα που ανήκουν στο διοικητικό, διαχειριστικό ή εποπτικό όργανο της Εταιρείας, περιλαμβανομένων μη εκτελεστικών μελών, καθώς και εθελοντών και αμειβόμενων ή μη αμειβόμενων ασκουμένων,
- -σε οποιαδήποτε πρόσωπα εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών,
- -σε πρόσωπα που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν δημόσια πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις που έχουν αποκτηθεί στο πλαίσιο εργασιακής σχέσης, η οποία έχει λήξει για οποιονδήποτε λόγο, συμπεριλαμβανομένης της συνταξιοδότησης, καθώς και σε αναφέροντες των οποίων η εργασιακή σχέση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, σε περιπτώσεις που πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις έχουν αποκτηθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης πριν από τη σύναψη σύμβασης
- -σε εξωτερικούς συνεργάτες, πελάτες και οποιονδήποτε τρίτο συναλλάσσεται ή σχετίζεται με την Εταιρεία
Τα μέτρα για την προστασία των αναφερόντων που ορίζονται στην παράγραφο 8 της παρούσας Πολιτικής εφαρμόζονται επίσης, κατά περίπτωση, σε:
- α) διαμεσολαβητές,
- β) τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και που θα μπορούσαν να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων, και
- γ) νομικές οντότητες τις οποίες οι αναφέροντες έχουν στην ιδιοκτησία τους, για τις οποίες εργάζονται ή συνδέονται με άλλο τρόπο με εργασιακή σχέση.
4. Ορισμοί
Στην παρούσα Πολιτική, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:
- 1. «Αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις της παρούσας προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.).
- α) «Εσωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) της Εταιρείας
- β.) «Εξωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις, προς την Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).
- 2. «Αναφερόμενος»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην αναφορά ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας.
- 3. «Αναφέρων»: το φυσικό πρόσωπο, που προβαίνει σε εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή σε δημόσια αποκάλυψη, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του.
- 4. «Αντίποινα»: οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία συμβαίνει εντός του εργασιακού πλαισίου, προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα, ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση και συνδέεται με εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή δημόσια αποκάλυψη.
- 5. «Βάσιμοι λόγοι»: η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή του εθνικού δικαίου που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας.
- 6. «Δημόσια αποκάλυψη»: η απευθείας διάθεση στο κοινό πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις,
- 7. «Διαμεσολαβητής»: φυσικό πρόσωπο που βοηθά τον αναφέροντα στη διαδικασία αναφοράς σε εργασιακό πλαίσιο, η βοήθεια του οποίου θα πρέπει να είναι εμπιστευτική,
- 8. «Ενημέρωση»: η παροχή ενημέρωσης στους αναφέροντες για τα μέτρα που προβλέπεται να ληφθούν ή έχουν ληφθεί στο πλαίσιο της παρακολούθησης και για τους λόγους αυτής.
- 9. «Εργασιακό πλαίσιο»: τρέχουσες, παλαιότερες ή προσδοκώμενες εργασιακές δραστηριότητες στην Εταιρεία, ανεξαρτήτως της φύσης των εν λόγω δραστηριοτήτων, μέσω των οποίων τα πρόσωπα αποκτούν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις και στο πλαίσιο των οποίων τα εν λόγω πρόσωπα υπάρχει πιθανότητα να υποστούν αντίποινα αν τις αναφέρουν.
- 10. «Παραβιάσεις»: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτουν στο καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής της παρούσας καθώς και πράξεις που είναι παράνομες κατά το εθνικό δίκαιο που εμπίπτουν στο καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής της παρούσας
- 11. «Πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις»: πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εύλογων υπονοιών, σχετικά με παραβιάσεις, οι οποίες έχουν διαπραχθεί ή είναι πολύ πιθανόν να διαπραχθούν στην Εταιρεία, στην οποία εργάζεται, έχει εργαστεί ή πρόκειται να εργαστεί ή βρίσκεται σε διαπραγματεύσεις για να εργαστεί ο αναφέρων ή σε άλλους φορείς με τους οποίους ο αναφέρων είχε επαφή μέσω της εργασίας του ή επ’ ευκαιρία αυτής, καθώς και πληροφορίες σχετικά με απόπειρες απόκρυψης παραβιάσεων.
- 12. «Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών», στο εξής «Υ.Π.Π.Α»: ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας.
5. Αρμοδιότητες/καθήκοντα Υ.Π.Π.Α.
Ο Υ.Π.Π.Α. έχει τις εξής αρμοδιότητες:
- α) παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός της Εταιρείας και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο αυτής,
- β) παραλαμβάνει αναφορές σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας,
- γ) βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα, εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής,
- δ) προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθεί της αναφοράς το αρμόδιο όργανο/Επιτροπή αξιολόγησης των αναφορών της Εταιρείας, ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς,
- ε) διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,
- στ) παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητά περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν,
- ζ) παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται,
- η) παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και
- θ) σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας της Εταιρείας.
6. Διαδικασία υποβολής και διαχείρισης αναφορών
6.1. Διαδικασία υποβολής αναφοράς
Η Εταιρεία καθιερώνει εύκολα προσβάσιμους διαύλους αναφορών, ενθαρρύνει την υποβολή αναφοράς περιστατικών που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και εγγυάται ότι όλες οι αναφορές που λαμβάνονται, αντιμετωπίζονται με εχεμύθεια. Η αναφορά μπορεί να υποβληθεί επώνυμα ή ανώνυμα, γραπτώς ή προφορικώς ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας. Με την υποβολή επώνυμης αναφοράς, δύναται να γνωστοποιηθούν στον αναφερόμενο, εφόσον ζητηθούν από αυτόν, τα προσωπικά στοιχεία του αναφέροντα, υπό τους όρους και τις προϋποθέσεις της ισχύουσας νομοθεσίας περί προσωπικών δεδομένων. Εάν ο αναφέρων δεν επιθυμεί να υποβάλει την αναφορά επώνυμα, έχει την επιλογή να την υποβάλει ανώνυμα. Ωστόσο, με την υποβολή ανώνυμης αναφοράς, ο αναφέρων δεν θα έχει τη δυνατότητα να παρακολουθήσει την πορεία της.
Ειδικότερα:
- 1. Η έγγραφη αναφορά υποβάλλεται αυτοπροσώπως ή ταχυδρομικά στην έδρα του φορέα (Μαρίνου Αντύπα 92, Ηράκλειο Αττικής, ΤΚ.14121) σε φάκελο που φέρει την ένδειξη «Υπόψη Υ.Π.Π.Α.» ή «Αναφορά του ν. 4990/2022» ή άλλη ένδειξη που να υποδηλώνει, ότι η αναφορά εμπίπτει στις διατάξεις του ν. 4990/2022. Η έγγραφη αναφορά υποβάλλεται και με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στην ηλεκτρονική διεύθυνση του Υ.Π.Π.Α. (whistleblowing@depa.gr).
- 2. Η προφορική αναφορά υποβάλλεται: α) Μέσω τηλεφώνου με καταγραφή συνομιλίας, εφόσον ο αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί. Το περιεχόμενο της αναφοράς που υποβάλλεται τηλεφωνικά τεκμηριώνεται είτε με καταγραφή της συνομιλίας, σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, είτε με πλήρη και ακριβή μεταγραφή της συνομιλίας σε πρακτικό το οποίο συντάσσεται από τον Υ.Π.Π.Α., παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με την οριστική μεταγραφή της συνομιλίας, υπογράφοντας το σχετικό πρακτικό. Σε περίπτωση προφορικής αναφοράς, κατά την οποία δεν λαμβάνει χώρα καταγραφή της συνομιλίας, το περιεχόμενο της αναφοράς τεκμηριώνεται με τη μορφή επακριβούς πρακτικού, το οποίο συντάσσεται από τον Υ.Π.Π.Α., παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να το επαληθεύσει, να το διορθώσει και να συμφωνήσει με αυτό υπογράφοντάς το.
β)μέσω προσωπικής συνάντησης του αναφέροντος με τον Υ.Π.Π.Α., η οποία διενεργείται εντός εύλογου χρονικού διαστήματος από την ημερομηνία του σχετικού αιτήματος του αναφέροντος, το οποίο μπορεί να υποβάλλεται γραπτώς ή προφορικώς ή μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στον Υ.Π.Π.Α. Στην περίπτωση αυτή, ο Υ.Π.Π.Α. τηρεί πλήρη και επακριβή πρακτικά της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή είτε με καταγραφή της συνομιλίας, εφόσον ο αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί, είτε εγγράφως, τα οποία ο αναφέρων δύναται να τα επαληθεύσει, να τα διορθώσει και να συμφωνήσει με αυτά, υπογράφοντάς τα.
Σε περίπτωση άρνησης υπογραφής των πρακτικών που προβλέπονται ανωτέρω, γίνεται σχετική μνεία επί του πρακτικού από τον Υ.Π.Π.Α.
- 3. Η αναφορά μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας υποβάλλεται διαδικτυακά στην ειδικά διαμορφωμένη ηλεκτρονική πλατφόρμα https://depa.talknow.gr.
Οι αναφορές πρέπει να διέπονται από την αρχή της καλής πίστης εκ μέρους του αναφέροντος, ο οποίος οφείλει να επιδεικνύει δέουσα επιμέλεια καθ’ όλη τη διαδικασία της υποβολής της αναφοράς και της προσκόμισης των σχετικών πληροφοριών. Προκειμένου να διευκολυνθεί η έρευνα και η ορθή αξιολόγηση των αναφορών, οι αναφορές προτρέπεται να είναι σαφείς, ορισμένες και να περιέχουν όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες, όπως π.χ. τα γεγονότα που προκάλεσαν την υποψία/ανησυχία/πεποίθηση για την περίπτωση της παραβίασης, με αναφορά σε ονόματα, ημερομηνίες, έγγραφα και τοποθεσίες. Σε περίπτωση που ο αναφέρων, μετά την υποβολή της αναφοράς, αντιληφθεί ότι αυτή ήταν αβάσιμη/ανυπόστατη, οφείλει να ενημερώσει την Εταιρεία με τους ανωτέρω αναφερόμενους τρόπους.
6.2. Διαδικασία διαχείρισης αναφοράς
Μόλις υποβληθεί οποιαδήποτε αναφορά, θα ακολουθείται η κατωτέρω διαδικασία διαχείρισης και διερεύνησης:
Ο. Υ.Π.Π.Α.:
Επιβεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα, άμεσα και σε κάθε περίπτωση εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής.
Ενημερώνει για την αναφορά την τριμελή Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών της Εταιρείας ή τη διαβιβάζει στους αρμόδιους κατά περίπτωση φορείς ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς, αν είναι ακατάληπτη ή υποβάλλεται καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά τα οποία να στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή του εθνικού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση και κοινοποιεί τη σχετική απόφαση στον αναφέροντα.
Στην περίπτωση που ο Υ.Π.Π.Α. παραλάβει αναφορά, στην οποία διατυπώνονται αιτιάσεις κατά του ίδιου ή κατά του οργάνου που είναι αρμόδιο για τη διερεύνηση αναφορών εντός του φορέα, τότε περιορίζεται στην καταχώρισή της στο μητρώο αναφορών που τηρεί και στη διαβίβασή της στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας ως εξωτερικό δίαυλο αναφορών, ενημερώνοντας τον αναφέροντα.
Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών:
η οποία απαρτίζεται από τoν Διευθυντή της Δ/νσης Ανθρώπινου Δυναμικού, τον Διευθυντή Εσωτερικού Ελέγχου και τον Διευθυντή της Νομικής Υπηρεσίας της Εταιρείας, έχει τις εξής αρμοδιότητες :
Διερευνά την αναφορά, αξιολογεί την ακρίβεια των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται σε αυτή, εφόσον απαιτείται, ζητά περαιτέρω πληροφορίες από τον αναφέροντα, μέσω του Υ.Π.Π.Α., αποφασίζει σχετικά με το βάσιμο ή μη της υπό διερεύνηση αναφοράς, καταγράφει τα αποτελέσματα της έρευνας και, ανάλογα με αυτά, εισηγείται στον Διευθύνοντα Σύμβουλο της Εταιρείας, ώστε αυτός να λάβει τις απαραίτητες αποφάσεις: α) τα κατάλληλα μέτρα αντιμετώπισης της αναφερόμενης παραβίασης, όπως, επιπλέον εκπαίδευση εργαζομένων, δημιουργία νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, τροποποιήσεις σε υπάρχουσες διαδικασίες, δικαστικές ενέργειες (δίωξη, αγωγή για ανάκτηση κονδυλίων), β) την περαιτέρω διερεύνηση της αναφοράς ή γ) την περάτωση της διαδικασίας και αρχειοθέτηση της αναφοράς. Σε περίπτωση που η αναφορά στρέφεται κατά του Διευθύνοντος Συμβούλου ή αυτός ο τελευταίος βρεθεί σε κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων, τότε η απόφαση της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών διαβιβάζεται στον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας, ώστε αυτός να λάβει τις απαραίτητες αποφάσεις. Οι αποφάσεις της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών είναι αιτιολογημένες και λαμβάνονται κατά πλειοψηφία.
Ο Υ.Π.Π.Α. παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή, αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς.
Σε περίπτωση απόρριψης της αναφοράς από την Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών η διαδικασία περατώνεται, ο Υ.Π.Π.Α. αρχειοθετεί την αναφορά και γνωστοποιεί εγγράφως στον αναφέροντα την απόφαση της Επιτροπής, στην οποία περιλαμβάνονται οι λόγοι απόρριψης. Οι λόγοι απόρριψης μπορεί να αφορούν, όλως ενδεικτικά, περιπτώσεις όπου:
- - Οι αναφερόμενες πράξεις δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής.
- - Δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τις αναφερόμενες παραβιάσεις.
- Η αναφορά διαπιστωθεί ότι δεν έχει γίνει καλόπιστα.
7. Μη ικανοποίηση από το αποτέλεσμα της διερεύνησης της αναφοράς
Εάν ο αναφέρων θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά η εσωτερική αναφορά του, δύναται να την επανυποβάλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.). Οδηγίες αναφορικά με τη διαδικασία υποβολής αναφοράς στην Ε.Α.Δ. βρίσκονται αναρτημένες στον διαδικτυακό της τόπο, www.aead.gr.
Ειδικά για τις παραβάσεις των άρθρων 101 και 102 της Σ.Λ.Ε.Ε. (περί κανόνων δικαίου ελεύθερου ανταγωνισμού της Ε.Ε.), ο εξωτερικός δίαυλος αναφοράς στον οποίο ο αναφερόμενος δύναται να απευθυνθεί είναι η Επιτροπή Ανταγωνισμού. Οδηγίες αναφορικά με τη διαδικασία υποβολής αναφοράς στην Επιτροπή Ανταγωνισμού βρίσκονται αναρτημένες στον διαδικτυακό της τόπο, www.epant.gr.
8. Προϋποθέσεις προστασίας προσώπων που υποβάλλουν αναφορές
Η Εταιρεία προστατεύει τους αναφέροντες παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και διασφαλίζει την μη ύπαρξη αντιποίνων. Στο πλαίσιο αυτό, απαγορεύεται κάθε μορφής αρνητική συμπεριφορά/αντίποινα σε βάρος οποιουδήποτε έχει πραγματοποιήσει αναφορά, συμπεριλαμβανομένων των απειλών και ενεργειών αντεκδίκησης.
Πιο συγκεκριμένα, η Εταιρεία δεσμεύεται ότι οι εργαζόμενοι που έχουν υποβάλει αναφορά δεν θα υποστούν αντίποινα, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, εκφοβισμό ή απειλές και άδικη μεταχείριση ως αποτέλεσμα της αναφοράς τους, (π.χ. απόλυση, αβάσιμη αρνητική αξιολόγηση, μη παροχή αδείας, αποκλεισμό από εκπαιδευτικά σεμινάρια, μη έγκριση εξόδων κ.ο.κ.). Επίσης, δεν επιτρέπονται αδικαιολόγητες αλλαγές στη σχέση εργασίας ως αποτέλεσμα της αναφοράς (π.χ. απόλυση, διαθεσιμότητα, υποβιβασμός ή στέρηση προαγωγής, μείωση μισθού, αλλαγή τόπου εργασίας, μετακίνηση, διαφοροποίηση καθηκόντων, μεταβολή ωραρίου εργασίας κ.λπ.).
Σε περίπτωση κακόβουλης αναφοράς η παραπάνω προστασία δεν υφίσταται. Το ίδιο επίπεδο προστασίας ισχύει και για τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και θα μπορούσαν να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων.
Σε περίπτωση που ο αναφέρων είναι εξωτερικός συνεργάτης, δεν επιτρέπεται η πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες, ως αποτέλεσμα της αναφοράς. Οποιαδήποτε πράξη αντιποίνων θα πρέπει να αναφέρεται άμεσα στην Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών, θα διερευνάται από αυτήν και θα επιλύεται. Αν από την έρευνα προκύψει ότι πράγματι υπήρξαν αντίποινα, θα επιβληθούν πειθαρχικά μέτρα σε βάρος αυτού που τα διέπραξε. Αυτός ο οποίος κατηγορείται ότι διέπραξε τα αντίποινα έχει το βάρος της απόδειξης ότι οι ενέργειές του δεν σχετίζονται με την αναφορά, στην οποία προέβη ο εργαζόμενος (αντιστροφή βάρους απόδειξης).
Σε περίπτωση που ένας εργαζόμενος αποφασίσει να προβεί σε αναφορά σχετικά με ένα περιστατικό που καλύπτεται από την παρούσα Πολιτική και στο οποίο είχε προηγουμένως εμπλακεί, το γεγονός ότι τελικά το ανέφερε θα ληφθεί υπόψιν υπέρ του σε οποιαδήποτε άλλη επακόλουθη διαδικασία (π.χ. πειθαρχική διαδικασία). Σε περίπτωση που ο εργαζόμενος που υπέβαλε την αναφορά εκφράσει την επιθυμία να του παρασχεθεί ειδική προστασία από τυχόν αντίποινα (π.χ. μετακίνηση σε άλλο τμήμα της Εταιρείας), η Εταιρεία θα εξετάσει τη δυνατότητα ικανοποίησης του σχετικού αιτήματος εντός των εκάστοτε υφισταμένων δυνατοτήτων.
9. Τήρηση αρχείων
Τηρείται ένα κεντρικό Μητρώο Αναφορών. Ο τρόπος τήρησης του αρχείου καθορίζεται στη Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών.
10. Εμπιστευτικότητα – Ανωνυμία
Η Εταιρεία ενθαρρύνει τους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς συνεργάτες να εκφράζουν τις ανησυχίες τους για πιθανά παραπτώματα μέσω των υπαρχόντων διαύλων αναφοράς. Επίσης, δεσμεύεται ότι θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια, και θα λάβει κάθε πρόσφορο μέτρο ώστε να προστατεύσει την ταυτότητα τόσο του αναφέροντα όσο και των ατόμων που περιλαμβάνονται στις αναφορές και να χειριστεί την υπόθεση με πλήρη εμπιστευτικότητα και εχεμύθεια. Σε κάθε περίπτωση, κατά τη διερεύνηση περιστατικού, η ταυτότητα του αναφέροντος δεν αποκαλύπτεται σε κανέναν άλλον πέρα από τα εξουσιοδοτημένα άτομα που είναι αρμόδια να λαμβάνουν, να παρακολουθούν και να διερευνούν τις αναφορές, συμπεριλαμβανομένων τυχόν εξειδικευμένων εξωτερικών συμβούλων, που έχουν κληθεί ειδικά για τη διερεύνηση του περιστατικού, εκτός εάν ο αναφέρων έχει δώσει ρητή συναίνεση ή η αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη. Η ανωνυμία επιτυγχάνεται με τη χρήση κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων και κυρίως μέσω της on-line πλατφόρμας αναφορών, στην οποία παρέχεται η δυνατότητα υποβολής είτε επώνυμης είτε ανώνυμης αναφοράς. Η Πλατφόρμα, εκτός από ανώνυμη, υποστηρίζει και αμφίδρομη επικοινωνία και πληροί υψηλές προδιαγραφές ασφαλείας.
11. Επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υπό την παρούσα Πολιτική πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία που ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα καθώς και την Πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της Εταιρείας. Τα δεδομένα όλων των εμπλεκομένων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε αναφορά και με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της αναφοράς και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό.
Η Εταιρεία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, σύμφωνα με την Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων της Εταιρείας. Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα και άλλα δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την αναφορά δεν λαμβάνονται υπόψη και διαγράφονται. Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού. Ο τρόπος άσκησης και οι προϋποθέσεις περιορισμού των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων στις αναφορές, δηλαδή των αναφερόντων και των αναφερομένων, περιγράφονται στη Διαδικασία διαχείρισης αναφορών. Τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται σε εύλογο χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της έρευνας που ξεκίνησε με βάση την αναφορά. Τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται από το Μητρώο αναφορών, από το υλικό που προέκυψε κατά τη διερεύνηση και από την πλατφόρμα αναφορών, σύμφωνα με τα χρονικά πλαίσια που ορίζονται στη Διαδικασία διαχείρισης αναφορών και στη Διαδικασία εσωτερικής διερεύνησης.
12. Επιπτώσεις από την παραβίαση της Πολιτικής
Η Εταιρεία επιφυλάσσεται να λάβει οποιοδήποτε ενδεδειγμένο μέτρο σε βάρος οποιουδήποτε εργαζομένου, αντισυμβαλλόμενου ή πάσης φύσεως συνεργάτη της, εφόσον προκύψει ή διαπιστωθεί με οποιονδήποτε τρόπο ότι: α) παρεμπόδισε ή αποπειράθηκε να παρεμποδίσει την υποβολή αναφοράς, σε περιπτώσεις παραβιάσεων που εμπίπτουν στο πεδίο της παρούσας, β) εξέθεσε οποιοδήποτε πρόσωπο που υπέβαλε αναφορά με βάση την παρούσα Πολιτική σε οποιασδήποτε μορφής δυσμενή μεταχείριση, γ) προέβη σε αντίποινα ή κίνησε κακόβουλες διαδικασίες σε βάρος προσώπου που υπέβαλε αναφορά με βάση την παρούσα Πολιτική, δ) παραβίασε την υποχρέωση τήρησης του εμπιστευτικού χαρακτήρα της ταυτότητας αναφέροντος. Η ίδια διαδικασία μπορεί επίσης να ασκηθεί σε περίπτωση που εργαζόμενος, αντισυμβαλλόμενος ή οποιοσδήποτε συνεργάτης της σκοπίμως παραπλάνησε την Εταιρεία για οποιοδήποτε υπό διερεύνηση θέμα στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής ή πρόβαλε ψευδείς ισχυρισμούς σε βάρος συναδέλφου, αντισυμβαλλόμενου ή συνεργάτη της.
13. Ενημέρωση και Ευαισθητοποίηση
Προκειμένου να ενισχυθεί η ακεραιότητα και η διαφάνεια εντός της Εταιρείας, οι εργαζόμενοί της λαμβάνουν κατάλληλη ενημέρωση και εκπαίδευση σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα καθώς και την Πολιτική αναφοράς παραβιάσεων, διασφαλίζοντας ότι γνωρίζουν πλήρως τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις τους στο πλαίσιο αυτής της Πολιτικής, καθώς και τις διαδικασίες της Εταιρείας για την υποβολή και διερεύνηση αναφοράς. Η Εταιρεία θα διασφαλίζει ότι η Πολιτική αυτή και κάθε αναθεώρησή της θα κοινοποιούνται σε όλα τα πρόσωπα που αφορά. Ενημέρωση για την Πολιτική δημοσιεύεται σε εμφανές σημείο στην ιστοσελίδα της Εταιρείας.
14. Έγκριση, Παρακολούθηση εφαρμογής και Αναθεώρηση της Πολιτικής υποβολής και προστασίας αναφορών
Αυτή η Πολιτική έχει αναπτυχθεί σε συνεννόηση με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, έχει εγκριθεί από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας και συμμορφώνεται πλήρως με τις διατάξεις του ν.4990/2022, όπως εκάστοτε ισχύει. Επίσης, υποβάλλεται σε τακτική αναθεώρηση, για να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία περί προστατευόμενων αναφορών καθώς και με τη νομοθεσία για την Προστασία Απορρήτου και Προσωπικών Δεδομένων.
Υπεύθυνη για την διανομή/δημοσίευση της Πολιτικής, καθώς επίσης για την παρακολούθηση τήρησης των απαιτήσεών της, ορίζεται η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού της Εταιρείας.
Επιστροφή στη φόρμα ανώνυμης αναφοράς